La gestión de almacenes es el trabajo de organizar la mercancía desde que entra por el muelle hasta que sale hacia el cliente. Parece sencillo hasta que el almacén tiene miles de referencias, varias personas preparando pedidos a la vez y clientes que esperan recibir mañana lo que han pedido hoy. En ese punto, cada proceso que se hace de memoria se convierte en una fuente de errores.
Las guías más leídas sobre el tema dividen el almacén en tres o cuatro fases y dan consejos generales. Aquí se recorre el proceso completo, con el error más frecuente y el indicador que lo mide en cada paso, se explican los tipos de almacén y se da un criterio honesto sobre cuándo hace falta un software.
Qué es la gestión de almacenes y qué abarca
Gestionar un almacén es decidir y controlar tres cosas: dónde se guarda cada artículo, quién lo mueve y en qué orden, y cuánto hay en cada sitio. De esas tres decisiones dependen la velocidad de preparación, el número de errores, el espacio que se ocupa y la fiabilidad del stock que ven compras y comercial.
La gestión de almacenes forma parte de la logística, pero no la abarca entera. El transporte, la planificación de compras y la producción son otros tramos, con sus propios sistemas; los repasamos en tipos de software logístico. Lo que ocurre entre el muelle de entrada y el de salida es la gestión del almacén.
Procesos de la gestión de almacén, del muelle de entrada a la devolución
| Proceso | Qué se hace | Error habitual | Indicador típico |
|---|---|---|---|
| Recepción | Descarga, identificación y control de lo recibido contra el pedido de compra | Aceptar cantidades o referencias distintas de las pedidas | Tiempo de descarga a stock disponible, recepciones con incidencia |
| Ubicación | Asignar hueco a cada palé o caja y guardarlo | Dejar la mercancía en un hueco distinto del registrado | Ocupación de ubicaciones, ubicaciones con error |
| Almacenaje | Conservar la mercancía en condiciones y con control de lotes y caducidades | Producto caducado o bloqueado que sigue disponible | Stock caducado u obsoleto, rotación |
| Reposición | Rellenar las ubicaciones de picking desde la reserva | Reponer tarde y dejar al preparador sin stock | Faltas en ubicación de picking |
| Preparación de pedidos | Coger las líneas de cada pedido en la cantidad correcta | Referencia o cantidad equivocada | Líneas por hora, exactitud de picking |
| Expedición | Embalar, etiquetar, cargar y confirmar la salida | Bultos cambiados o sin etiqueta correcta | Pedidos perfectos, puntualidad de expedición |
| Devoluciones | Recibir, revisar y decidir si el producto vuelve a stock | Devolución que queda semanas sin tratar | Tiempo de tratamiento de devoluciones |
| Inventario | Comprobar que el stock físico coincide con el registrado | Ajustar sin investigar la causa | Precisión de inventario |
La tabla da el nombre del indicador, no un valor objetivo. El valor razonable depende del tipo de producto, del volumen y del nivel de servicio pactado con los clientes, y fijarlo en abstracto sería inventar.
Dos procesos merecen artículo propio. La preparación de pedidos es donde más trabajo y más errores se concentran. Y el control de stock sin parar la actividad se hace con inventario cíclico.
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Solicitar tu propuestaLas funciones de un almacén y cómo se reparten las decisiones
Las funciones que se suelen atribuir a un almacén son cinco: recibir, almacenar y custodiar, preparar pedidos, expedir y controlar el inventario. Detrás de cada una hay decisiones que alguien toma cada día.
- Dónde guardar. Ubicación fija (cada referencia tiene su hueco) o ubicación caótica (el hueco lo decide el sistema según el espacio libre). La primera se gestiona con papel; la segunda no.
- Qué va cerca de la salida. Lo que más rota debe estar en las ubicaciones más accesibles; es lo que se llama slotting.
- En qué orden preparar. Pedido a pedido, por lotes de pedidos, por oleadas según la hora de salida del transportista o por zonas.
- Qué sale primero. El más antiguo, el que caduca antes o el que pida el cliente según su vida útil mínima.
- Cuándo reponer. Por mínimo en la ubicación de picking o anticipándose a las oleadas del día.
En un almacén pequeño, estas decisiones las toma el jefe de almacén de cabeza. Cuando el volumen crece, esa persona se convierte en el cuello de botella y las decisiones empiezan a variar de un turno a otro.
Tipos de almacenes y cómo cambian su gestión
No existe una clasificación oficial única. La más útil para organizar la gestión es la que atiende a la función del almacén, combinada con su régimen y sus condiciones.
| Tipo | Qué guarda | Qué complica su gestión |
|---|---|---|
| Materias primas | Material comprado para fabricar | Abastecer la línea a tiempo, lotes de proveedor |
| Producto semielaborado | Piezas entre fases de fabricación | Coordinación con planta, ubicaciones de tránsito |
| Producto terminado | Lo fabricado, listo para vender | Rotación por lote y caducidad, pedidos de distribución |
| Distribución | Mercancía comprada para revender | Muchas referencias, pedidos multilínea, rutas de reparto |
| Tránsito o cross-docking | Mercancía que entra y sale casi sin almacenarse | Coordinar muelles y avisos de expedición, descrito en cross-docking |
| Operador logístico | Stock de varios clientes en la misma nave | Separar stock por propietario, reglas y facturación por cliente |
| Frío o temperatura controlada | Alimentación, farma | Trabajo en cámara, lotes, caducidades y cadena de frío |
Un mismo almacén puede ser varias cosas a la vez: un fabricante de alimentación tiene materias primas, producto terminado en cámara y a veces un muelle de cross-docking. La gestión se complica en cada frontera entre tipos.
Cuándo la gestión de almacenes necesita un software
Muchos almacenes funcionan con el ERP y una hoja de cálculo, y no todos necesitan más. Con pocas referencias, pocos pedidos al día y una o dos personas que conocen el almacén, el módulo de stock del ERP puede bastar. Añadir un sistema para un problema que no existe solo suma coste.
Las señales de que hace falta un sistema de gestión de almacenes (SGA) son bastante claras:
- El ERP sabe cuántas unidades hay, pero no en qué ubicación.
- El inventario deja de cuadrar a las pocas semanas de contarlo.
- Los errores de picking crecen con el volumen o con cada nuevo operario.
- Hay que controlar lotes, caducidades o números de serie por ubicación.
- Se abre un almacén nuevo, se cambia de ERP o se incorpora a clientes que exigen etiqueta logística y aviso de expedición.
Un SGA dirige cada tarea en el terminal del operario y confirma cada movimiento con una lectura, lo que convierte las decisiones de la sección anterior en reglas que se aplican igual en todos los turnos.
Un escenario frecuente: un distribuidor de material eléctrico con varios miles de referencias que prepara pedidos con listados impresos. Mientras el almacén lo llevan dos personas veteranas, funciona. Cuando el volumen obliga a abrir un segundo turno con personal nuevo, los errores se multiplican porque la información de dónde está cada cosa vive en la memoria de esas dos personas. Un SGA no hace más rápido al operario veterano; hace que el nuevo trabaje con la misma información desde el primer día, porque el terminal le dice a qué ubicación ir y comprueba con el escáner que ha cogido lo correcto. Cómo se reparte el trabajo con el ERP está en SGA integrado con tu ERP, y cómo confirma el operario cada línea, en picking por radiofrecuencia y voz. El coste depende de usuarios, integraciones, hardware y modalidad; las referencias públicas que existen están en precio e implantación de un SGA.
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Solicitar tu propuestaGestionar un almacén es tomar cada día las mismas decisiones sobre ubicación, orden de trabajo y stock. Mientras el volumen lo permite, se toman de cabeza; cuando deja de permitirlo, necesitan reglas y un sistema que las aplique.
Stocalia.es conecta empresas con almacén que necesitan un sistema de gestión de almacenes (SGA/WMS) con fabricantes de software y empresas implantadoras especializadas. Stocalia no desarrolla, vende, implanta ni mantiene software. Este contenido es divulgativo y no sustituye asesoramiento técnico ni legal.