FEFO: qué es, diferencia con FIFO y LIFO y cuándo es norma

Un palé de yogures que entró el martes puede caducar antes que otro que entró el lunes. Si el almacén prepara los pedidos por orden de llegada, el lote más corto se queda atrás y acaba en la zona de mermas. El método FEFO existe para evitar eso: ordena la salida por la fecha de caducidad y no por la de entrada. Parece una regla sencilla, y lo es cuando hay pocas referencias. Con miles de lotes repartidos en cientos de ubicaciones, deja de ser una cuestión de colocar bien los palés y pasa a ser una cuestión de datos.

Qué es el método FEFO (first expired, first out)

FEFO son las siglas de first expired, first out: lo primero que caduca es lo primero que sale. Es un criterio de rotación de existencias que se aplica a mercancía con fecha, ya sea de caducidad o de consumo preferente. La unidad de control deja de ser la referencia y pasa a ser el lote, porque dos palés del mismo artículo pueden tener fechas distintas.

Para que el FEFO funcione, el almacén necesita tres cosas: registrar la fecha de cada lote en la recepción, saber en qué ubicación está cada lote y elegir el lote correcto en el momento de preparar el pedido. Si falla cualquiera de las tres, el criterio existe en el papel pero no en la estantería.

Diferencia entre FIFO, FEFO y LIFO en el almacén

Los tres criterios responden a la misma pregunta, de qué palé o caja sale la siguiente unidad, con reglas distintas. Conviene no confundirlos con los métodos contables del mismo nombre, que valoran las existencias en el balance: aquí se habla de rotación física.

La diferencia práctica entre FIFO y FEFO aparece cuando los lotes no llegan en el mismo orden en que caducan. Un proveedor sirve un lote con fecha más corta que el anterior, o se recibe una devolución de cliente con fecha próxima. Con FIFO, ese lote espera su turno; con FEFO, pasa delante. En un almacén con un solo proveedor por referencia y entregas regulares, ambos criterios suelen coincidir. En un distribuidor con varios orígenes por artículo, casi nunca.

LIFO tiene poco recorrido en productos con fecha. Sobrevive donde la forma de almacenar lo impone (una pila que solo se puede coger por arriba) y la mercancía no se degrada con el tiempo.

¿Es obligatorio el FEFO? Qué dice la norma según el sector

La búsqueda «norma FEFO» suele esperar una respuesta simple que no existe. No hay una norma llamada FEFO; hay sectores en los que una norma exige rotar por caducidad y sectores en los que no.

En farma humana, las mismas directrices piden que al preparar el pedido quede una vida útil adecuada (punto 5.7) y que se aparte lo próximo a caducar. En veterinaria, el Reglamento (UE) 2019/6 obliga a registrar lote y fecha de caducidad en cada transacción. En alimentación, la rotación por caducidad no es obligatoria por ley, pero es la práctica que piden la mayoría de clientes y auditorías, así que en la práctica un distribuidor alimentario trabaja en FEFO igual.

Ninguna de estas normas obliga a tener un SGA. Obligan a registrar, separar y rotar; el software es el medio para hacerlo sin depender de la memoria del operario. El detalle por sector está en las páginas de SGA para farma y productos sanitarios y de SGA para alimentación y frío.

Cómo aplica el FEFO un sistema de gestión de almacenes

En un almacén dirigido por un SGA, el operario no elige el lote. El sistema lo decide al generar la tarea y el terminal de radiofrecuencia pide leer la ubicación y el lote para confirmar. Si el operario escanea otro lote, el terminal lo rechaza o pide un motivo. Así funciona el ciclo completo:

1. Recepción. Se captura el lote y la fecha de caducidad de cada palé o caja, idealmente leyendo la etiqueta GS1-128 del proveedor en lugar de teclearla. Si la fecha no llega con la mercancía, se bloquea la entrada hasta tenerla.
2. Ubicación. El sistema sabe qué lote queda en cada hueco. Muchos almacenes fijan la regla de no mezclar lotes en una misma ubicación de picking para que el operario no tenga que elegir.
3. Asignación. Al lanzar el pedido, el SGA reserva el lote de fecha más corta que cumpla las condiciones del cliente.
4. Reposición. Cuando se vacía la ubicación de picking, la reposición baja de la reserva el lote siguiente por caducidad, no el más cercano al pasillo.
5. Alertas. El sistema avisa de lo que entra en ventana de caducidad para apartarlo, venderlo por otro canal o, en alimentación, destinarlo a donación.

Sobre la regla general se montan las excepciones: vida útil mínima por cliente (una cadena de distribución no acepta producto con poca vida restante), lotes reservados para un canal, lotes en cuarentena que no se pueden asignar o un cliente que pide siempre el mismo lote. Un SGA preparado para trazabilidad guarda cada excepción con su motivo. Es lo que se explica con más detalle en la página de trazabilidad de lotes y caducidades.

Errores habituales al trabajar con FEFO

La mayoría de fallos no vienen del criterio, sino de cómo se registran los datos:

• Fecha tecleada a mano en recepción. Un día y un mes invertidos colocan un lote al principio o al final de la cola. Leer el código de la etiqueta reduce este riesgo por el mecanismo mismo: no hay nada que teclear.
• Lotes mezclados en la misma ubicación. Si en un hueco conviven dos fechas, el sistema no puede dirigir al operario hacia una caja concreta y el FEFO se rompe en el último metro.
• Stock del ERP sin lote. Si el ERP solo lleva cantidades por referencia y el almacén trabaja por lotes, cualquier ajuste manual en el ERP desincroniza las fechas. La integración debe decidir qué sistema manda sobre el lote.
• Devoluciones que vuelven a stock sin revisar la fecha. Un lote devuelto con poca vida útil puede reentrar como disponible y salir en el siguiente pedido de un cliente exigente.
• FEFO aplicado solo al picking. Si la reposición baja palés por cercanía, la ubicación de picking se llena con el lote equivocado aunque el picking sea correcto.

Sin software, el FEFO se sostiene con etiquetas visibles, colocación del producto nuevo detrás del antiguo y revisiones periódicas. Funciona con pocas referencias y un solo turno. Cuando crecen las referencias, los lotes por artículo o los operarios, las revisiones dejan de llegar a tiempo.

FEFO en la práctica: tres escenarios de almacén

Distribuidor de alimentación seca. Varios proveedores por referencia, entregas irregulares y clientes de gran distribución que exigen una vida útil mínima a la recepción. Aquí FEFO y vida útil mínima se combinan: el sistema busca el lote más corto que todavía cumpla el mínimo de ese cliente, y deja los lotes cortos para clientes sin esa exigencia.

Almacén de medicamentos veterinarios. Cada transacción debe registrar lote y fecha de caducidad, y la rotación por caducidad es obligatoria con excepciones documentadas. El valor del SGA está menos en elegir el lote que en dejar constancia de por qué, en algún caso, se eligió otro.

Tienda online de cosmética. Pedidos de una o dos líneas, muchas referencias con fecha y un equipo eventual en campaña. El FEFO tiene que estar dentro de la tarea, porque un operario recién llegado no va a mirar fechas en el estante. Si además se vende en marketplaces, conviene revisar qué vida útil mínima exige cada canal.

Rotar por caducidad es fácil de explicar y difícil de sostener con volumen. Antes de pedir un sistema, conviene tener claro qué exige la norma de tu sector, qué exigen tus clientes y dónde se rompe hoy la cadena de datos: en la recepción, en la ubicación o en la reposición. Si el almacén trabaja además con ubicación caótica, el control por lote en cada hueco pasa a ser imprescindible.

Información orientativa revisada el 26-09-2026. No sustituye el asesoramiento profesional ni la lectura de la norma en el BOE o el DOUE.

Stocalia.es conecta empresas con almacén que necesitan un sistema de gestión de almacenes (SGA/WMS) con fabricantes de software y empresas implantadoras especializadas. Stocalia no desarrolla, vende, implanta ni mantiene software. Este contenido es divulgativo y no sustituye asesoramiento técnico ni legal.