Software de trazabilidad por lotes, series y caducidades en el almacén

Trazabilidad de lotes en el almacén: qué registra el SGA en cada movimiento

La trazabilidad empieza en el muelle de recepción. Al llegar la mercancía, el operario lee la etiqueta del proveedor con el terminal de radiofrecuencia y el SGA registra la referencia, el lote, la fecha de caducidad o el número de serie y la cantidad; si la etiqueta no trae esos datos, se teclean o se imprime una etiqueta interna. A partir de ahí, el stock deja de ser una cantidad por referencia y pasa a ser una cantidad por referencia, lote y ubicación. Cada movimiento posterior, sea ubicación, reposición, picking o expedición, confirma qué lote se ha movido y adónde.

Con esos datos, las preguntas de un auditor o de un cliente se contestan con una consulta: dónde queda stock del lote, en qué recepción entró, en qué pedidos salió y con qué albarán. Conviene separar dos cosas que se mezclan al buscar un software de trazabilidad: la trazabilidad de almacén, que es la de esta página, y la de fabricación, que enlaza lotes de materia prima con lotes de producto terminado y vive en el ERP o en los sistemas de planta. El SGA recibe y expide esos lotes, y el ERP los necesita al día; cómo se reparte ese trabajo entre ambos se explica en SGA integrado con tu ERP.

Tipos de trazabilidad: hacia atrás, interna y hacia delante

La trazabilidad se divide en tres tramos, cada uno con su pregunta. En un almacén que no transforma producto, la interna son los movimientos y cambios de unidad logística; la que enlaza materia prima con producto terminado es de fabricación y queda fuera del SGA.

Cubrir solo los extremos cumple el mínimo legal en alimentación, pero deja sin respuesta la pregunta que más se repite en una incidencia: si el lote sigue en el almacén, dónde y en qué estado.

FEFO, FIFO y vida útil mínima: cómo rota el stock el sistema

Cuando el SGA asigna una línea de pedido, elige el lote según una regla. Con FIFO sale primero lo que entró antes; con FEFO, lo que caduca antes. Si los lotes llegan en el mismo orden en que caducan, ambas dan el mismo resultado, pero basta una recepción con fecha más corta que la anterior para que FIFO deje atrás un lote que acabará caducado. La regla la aplica el sistema al generar la tarea, así que no depende de que el operario elija bien entre dos palés.

Sobre esa regla se añaden excepciones: clientes que exigen una vida útil mínima a la entrega, lotes reservados para un canal concreto o producto próximo a caducar que se aparta a otra salida. En alimentación, FEFO no es obligatorio por ley, pero es lo que piden la mayoría de clientes y auditorías; en distribución de medicamentos sí lo es, con las excepciones documentadas. Los detalles por sector están en SGA para alimentación y frío y en SGA para farma y productos sanitarios.

Cuarentena, bloqueo y retirada de producto

Cada unidad tiene un estado: disponible, en cuarentena, bloqueada, devuelta o no conforme. El estado decide si puede prepararse, y cambiarlo exige permisos. Un lote que espera el resultado de un control, una devolución de cliente pendiente de revisar o un producto dañado quedan fuera del picking aunque estén en una ubicación de preparación. La separación puede ser física, en zonas señalizadas, o electrónica, en el propio sistema; en farma, esa separación electrónica tiene que estar validada.

La retirada de producto es donde se nota la diferencia. Ante una alerta, el SGA bloquea de inmediato el stock restante del lote, lista las expediciones en las que salió con su cliente y su fecha, y registra lo que vuelve. Si el lote viajó en palés con SSCC y aviso de expedición DESADV, el cliente puede localizarlo también en su almacén. Estas etiquetas GS1 son un estándar que exige buena parte de la gran distribución, no una obligación legal.

Simulacro de retirada: qué datos debe devolver el software de trazabilidad

La trazabilidad se prueba antes de necesitarla. Es habitual que un cliente o un auditor pida un ejercicio sobre un lote real, ya expedido en parte, y se reconstruya su recorrido. La consulta del lote en el SGA debe devolver, sin cruzar hojas de cálculo:

1. Entradas: proveedor, fecha, albarán y cantidad recibida de ese lote.
2. Stock actual: ubicaciones en las que queda, cantidad en cada una y estado (disponible, cuarentena o bloqueado).
3. Movimientos internos: reposiciones, palés rehechos, reetiquetados y cambios de estado, con fecha y usuario.
4. Salidas: cliente, pedido, albarán, fecha, cantidad y SSCC de cada palé o bulto expedido.
5. Devoluciones, mermas y ajustes registrados sobre el lote.
6. Balance de cantidades: lo recibido tiene que cuadrar con lo que queda, lo expedido y lo dado de baja. Si no cuadra, hay movimientos sin registrar.
7. Bloqueo en un paso del stock restante y listado exportable para avisar a los clientes afectados.

En alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 pide que la referencia del lote, el expedidor, el destinatario y la fecha de expedición estén actualizados a diario, lo que exige registrar en el momento y no al cerrar la semana. Si parte de los datos vive en el ERP y parte en el SGA, el simulacro debe cruzar ambos, y conviene probarlo durante la implantación, no en la primera alerta real.

Qué exige la normativa a la trazabilidad según tu sector

Ninguna norma obliga a tener un SGA; obligan los registros, la separación y la trazabilidad. En alimentación, el Reglamento (CE) 178/2002 (art. 18) exige saber a quién compraste y a quién vendiste cada producto. En medicamentos de uso humano, el RD 782/2013 pide el lote de cada entrada y salida, registros durante al menos cinco años y sistemas informatizados validados. En veterinaria, el Reglamento (UE) 2019/6 añade la caducidad a cada transacción y una auditoría anual de existencias. En productos sanitarios, el RD 192/2023 exige registrar el UDI-DI y el lote o número de serie. Y fábricas, depósitos fiscales y almacenes fiscales de impuestos especiales llevan su contabilidad de existencias en SILICIE (Orden HAC/998/2019), con asientos en 24 horas hábiles, que el SGA puede alimentar.

Cuando nos cuentas qué registras hoy y qué te piden tus clientes o tu normativa, tu solicitud llega a una empresa especializada en trazabilidad de almacén para tu sector. La configuración de lotes, estados y reglas de rotación, la integración con el ERP y la formación los presta esa empresa.

Stocalia.es conecta empresas con almacén que necesitan un sistema de gestión de almacenes (SGA/WMS) con fabricantes de software y empresas implantadoras especializadas. Stocalia no desarrolla, vende, implanta, integra ni mantiene software: traslada tu solicitud a una empresa especializada en tu tipo de proyecto. La selección del sistema, la implantación, la integración con el ERP, la formación y el soporte los presta la empresa seleccionada, en las condiciones que acuerde contigo. Información normativa orientativa revisada el 26-09-2026. Este contenido es divulgativo y no sustituye asesoramiento técnico ni legal ni la lectura de la norma en el BOE o el DOUE.